1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z systemu Po Prostu CRM, dostępnego pod adresem https://poprostucrm.pl, oraz ze stron i usług powiązanych z Systemem.
1.2. Administratorem danych osobowych dotyczących Użytkowników Systemu i ich Kont użytkowników, danych niezbędnych do obsługi Kont firm oraz osób kontaktujących się z Usługodawcą jest:
UMS Fusion Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Żurawia 71 15-540 Białystok NIP: 9662141968 KRS: 0000853852 REGON: 386716972 e-mail: [email protected]
dalej „Usługodawca” lub „UMS Fusion”.
1.3. W zakresie danych osobowych wprowadzanych do Po Prostu CRM przez Klienta w ramach korzystania z Bazy Kontrahentów lub Modułów dodatkowych Klient co do zasady występuje jako administrator tych danych, a UMS Fusion przetwarza je w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający.
1.4. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych określa §25 Regulaminu Po Prostu CRM, który stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.
2.1. System / Po Prostu CRM – system informatyczny udostępniany przez UMS Fusion za pośrednictwem Internetu.
2.2. Konto firmy – konto utworzone w Systemie dla konkretnego Klienta, w ramach którego zarządzany jest dostęp Użytkowników do Bazy Kontrahentów i Modułów dodatkowych oraz przechowywane są dane Klienta i dane wprowadzane przez niego do Systemu.
2.3. Konto użytkownika – indywidualne konto osoby korzystającej z Systemu, np. właściciela firmy, pracownika, technika lub innej osoby upoważnionej przez Klienta, powiązane z Kontem firmy.
2.4. Baza Kontrahentów – bezpłatny podstawowy moduł Po Prostu CRM służący do tworzenia i prowadzenia bazy Kontrahentów. Dane Kontrahentów znajdujące się w Bazie Kontrahentów mogą być wykorzystywane przez aktywne Moduły dodatkowe w zakresie niezbędnym do realizacji ich funkcji.
2.5. Moduł dodatkowy – opcjonalna część Po Prostu CRM rozszerzająca funkcjonalność Systemu, w szczególności Serwis Urządzeń, Zarządzanie Wydarzeniami (Event) lub Rezerwacje Online.
2.6. Klient – przedsiębiorca lub inny podmiot, który zawiera z Usługodawcą umowę o korzystanie z Po Prostu CRM i na rzecz którego utworzone jest Konto firmy.
2.7. Kontrahent – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, której dane Klient wprowadza do Bazy Kontrahentów w związku z prowadzoną działalnością.
2.8. Użytkownik – osoba fizyczna uprawniona przez Klienta do korzystania z Systemu w ramach Konta firmy.
3.1. UMS Fusion jest administratorem danych osobowych przetwarzanych we własnych celach związanych z prowadzeniem i obsługą Po Prostu CRM, w szczególności danych dotyczących:
3.2. W zakresie danych wprowadzanych przez Klienta do Bazy Kontrahentów oraz Modułów dodatkowych UMS Fusion co do zasady działa jako podmiot przetwarzający, natomiast Klient pozostaje administratorem tych danych.
3.3. Dotyczy to w szczególności danych Kontrahentów, osób kontaktowych, pracowników i współpracowników Klienta, osób obsługujących serwis lub wydarzenia, uczestników wydarzeń oraz osób dokonujących rezerwacji.
3.4. Klient decyduje o celach i podstawach prawnych przetwarzania danych, które wprowadza do Systemu, oraz odpowiada za realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.
4.1. W zależności od sposobu korzystania z Systemu UMS Fusion może przetwarzać w szczególności:
4.2. Zakres danych może zależeć od funkcji Systemu, z których korzysta Klient lub Użytkownik.
5.1. Po Prostu CRM umożliwia Klientowi przechowywanie danych potrzebnych do prowadzenia jego działalności. Mogą to być m.in. dane Kontrahentów, pracowników, uczestników wydarzeń, osób dokonujących rezerwacji lub osób związanych z obsługą serwisu.
5.2. Zakres danych wprowadzanych przez Klienta zależy od wykorzystywanych funkcji oraz decyzji Klienta. UMS Fusion nie określa za Klienta, jakie dane jego Kontrahentów, pracowników lub innych osób powinny być wprowadzane do Systemu.
5.3. Dane poszczególnych Kont firm są od siebie odseparowane. Dla każdego Konta firmy tworzona jest odrębna baza danych przypisana do tego Konta firmy.
5.4. W odrębnej bazie systemowej przechowywane są informacje potrzebne do obsługi kont, uwierzytelniania, uprawnień, aktywności Modułów oraz identyfikator pozwalający przypisać Użytkownika do właściwego Konta firmy.
5.5. Baza Kontrahentów stanowi wspólną podstawę danych o Kontrahentach dla Modułów dodatkowych. Moduły dodatkowe mogą korzystać z danych Kontrahentów znajdujących się w Bazie Kontrahentów w zakresie niezbędnym do realizacji swoich funkcji. Korzystanie z danych nie oznacza automatycznego tworzenia odrębnych rekordów tych Kontrahentów w poszczególnych Modułach.
5.6. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych wprowadzanych przez Klienta do Systemu określa §25 Regulaminu Po Prostu CRM.
6.1. Dane osobowe, których administratorem jest UMS Fusion, mogą być przetwarzane w celu:
6.2. W zależności od celu podstawą prawną przetwarzania może być:
6.3. Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub wynika z obowiązku prawnego, nie jest ono uzależnione od wyrażenia zgody.
6.4. W zakresie danych, dla których administratorem jest Klient, cele i podstawy prawne przetwarzania określa Klient. UMS Fusion przetwarza te dane zgodnie z §25 Regulaminu Po Prostu CRM oraz udokumentowanymi instrukcjami Klienta.
7.1. Dostęp do płatnych Modułów dodatkowych może być kupowany za pośrednictwem sklepu internetowego UMS Fusion albo innego kanału sprzedaży wskazanego przez Usługodawcę.
7.2. Płatności mogą być realizowane za pośrednictwem operatora płatności elektronicznych udostępnionego Klientowi w procesie zakupu.
7.3. Operator płatności może otrzymywać dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji i przetwarzać je jako odrębny administrator danych zgodnie z własną polityką prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa.
7.4. UMS Fusion może przetwarzać informacje niezbędne do powiązania zakupu z Kontem firmy oraz aktywacji odpowiedniego Modułu dodatkowego, w szczególności informacje o zakupionym Module, okresie dostępu, statusie płatności i identyfikatorze zamówienia lub transakcji.
7.5. Dane związane z rozliczeniami i dokumentami księgowymi są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, rachunkowego lub innymi obowiązującymi przepisami.
7.6. Jeżeli zakup odbywa się w sklepie internetowym UMS Fusion, do danych przetwarzanych w ramach samego procesu zakupowego może mieć zastosowanie również Polityka Prywatności sklepu UMS Fusion.
8.1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Systemu, wykrywania prób nieuprawnionego dostępu, diagnozowania błędów, zapobiegania nadużyciom oraz zapewnienia ciągłości działania UMS Fusion może przetwarzać dane techniczne, takie jak:
8.2. System może prowadzić rejestry zdarzeń i operacji związanych z bezpieczeństwem, logowaniem i korzystaniem z funkcji Systemu.
8.3. UMS Fusion stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru i ryzyka przetwarzania danych, w szczególności rozwiązania związane z kontrolą dostępu, uwierzytelnianiem, zabezpieczeniem transmisji, izolacją danych Kont firm, tworzeniem kopii zapasowych oraz reagowaniem na incydenty.
9.1. Dane osobowe, których administratorem jest UMS Fusion, mogą być pozyskiwane:
9.2. Dane osób, których dane Klient wprowadza do Bazy Kontrahentów lub Modułów dodatkowych, są pozyskiwane przez UMS Fusion od Klienta wyłącznie w związku ze świadczeniem na jego rzecz usługi przetwarzania danych.
10.1. Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom wspierającym UMS Fusion w świadczeniu i obsłudze Po Prostu CRM, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.
10.2. W zależności od wykorzystywanych funkcji i aktualnej konfiguracji Systemu odbiorcami danych mogą być w szczególności:
10.3. Jeżeli Klient aktywuje integrację z zewnętrzną usługą, zakres danych przekazywanych do tej usługi zależy od funkcjonalności integracji i działań Klienta. W takim przypadku mogą mieć zastosowanie również zasady prywatności danego dostawcy zewnętrznego.
10.4. Jeżeli dany dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu UMS Fusion, jest związany odpowiednimi obowiązkami dotyczącymi ochrony danych. W zakresie danych powierzonych UMS Fusion przez Klienta zastosowanie mają również zasady dalszego powierzenia określone w §25 Regulaminu Po Prostu CRM.
10.5. Aktualna lista lub kategorie dalszych podmiotów przetwarzających mogą być udostępniane Klientowi zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Po Prostu CRM.
11.1. Jeżeli w związku z korzystaniem z usług dostawców zewnętrznych dojdzie do przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie następuje wyłącznie zgodnie z wymaganiami RODO.
11.2. W zależności od sytuacji podstawą przekazania może być w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inny mechanizm dopuszczony przez RODO.
11.3. W przypadku integracji uruchamianych przez Klienta z usługami zewnętrznymi szczegółowe informacje dotyczące ewentualnego transferu danych poza EOG mogą wynikać również z zasad prywatności danego dostawcy.
12.1. Dane osobowe, których administratorem jest UMS Fusion, są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
12.2. Dane związane z Kontem użytkownika i Kontem firmy mogą być przechowywane przez czas korzystania z Systemu, a po zakończeniu umowy – przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych, rozliczenia usługi oraz zabezpieczenia roszczeń.
12.3. Samo zakończenie Okresu próbnego albo Płatnego okresu dostępu do Modułu dodatkowego nie powoduje automatycznego usunięcia danych zapisanych w tym Module.
12.4. Dane zapisane w Modułach dodatkowych co do zasady pozostają przechowywane w ramach Konta firmy do czasu usunięcia całego Konta firmy, również jeżeli dostęp do danego Modułu wygasł. Nie wyłącza to wcześniejszego usunięcia danych na udokumentowane polecenie Klienta, w ramach dostępnej funkcjonalności Systemu, w związku ze zmianą dostawcy albo w przypadkach wymaganych przez prawo.
12.5. Po wygaśnięciu dostępu do Modułu dodatkowego dostęp do danych i funkcji właściwych dla tego Modułu może zostać zablokowany do czasu ponownego uzyskania dostępu, zgodnie z Regulaminem Po Prostu CRM.
12.6. W przypadku usunięcia całego Konta firmy dane Bazy Kontrahentów oraz dane Modułów powiązanych z tym Kontem są usuwane z aktywnego Systemu, z zastrzeżeniem danych, które UMS Fusion jest zobowiązana lub uprawniona zachować na podstawie przepisów prawa, oraz danych znajdujących się w kopiach zapasowych usuwanych zgodnie z przyjętymi zasadami retencji i cyklem wykonywania kopii zapasowych.
12.7. Szczegółowe zasady dotyczące przechowywania, eksportu, przenoszenia i usuwania danych określają w szczególności §15, §25 i §26 Regulaminu Po Prostu CRM.
13.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w zakresie określonym przez RODO – prawa do:
13.2. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
13.3. Jeżeli UMS Fusion przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na rzecz Klienta, żądania dotyczące tych danych powinny być co do zasady kierowane do Klienta jako właściwego administratora danych. UMS Fusion wspiera Klienta w realizacji obowiązków wobec osób, których dane dotyczą, zgodnie z §25 Regulaminu Po Prostu CRM.
14.1. Podanie danych niezbędnych do utworzenia Konta użytkownika, zawarcia umowy i korzystania z określonych funkcji Systemu jest dobrowolne, ale może być konieczne do świadczenia usługi.
14.2. Niepodanie danych wymaganych do zawarcia lub realizacji umowy może uniemożliwić utworzenie Konta, aktywację określonej funkcji albo korzystanie z Systemu.
14.3. Podanie danych w innych celach jest dobrowolne, chyba że obowiązek ich podania wynika z przepisów prawa.
15.1. System oraz strony związane z Po Prostu CRM mogą wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.
15.2. Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności do:
15.3. Szczegółowe informacje o wykorzystywanych plikach cookies, ich celach, okresach przechowywania i zasadach zarządzania zgodami określa odrębna Polityka Cookies Po Prostu CRM.
16.1. UMS Fusion nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania, chyba że odpowiednia informacja zostanie przekazana przed rozpoczęciem takiego przetwarzania i będą spełnione wymagania wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
16.2. Automatyzacje działające w ramach Modułów, np. przypomnienia, zadania lub zmiany statusów wynikające z ustawień Systemu, nie oznaczają same przez się zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
17.1. Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, funkcjonalności Systemu, wykorzystywanych dostawców, integracji lub sposobów przetwarzania danych.
17.2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest udostępniana w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, pobranie i zachowanie.
17.3. W przypadku zmian mających istotny wpływ na sposób przetwarzania danych UMS Fusion może poinformować Użytkowników w Systemie, wiadomością e-mail lub w inny odpowiedni sposób.
17.4. Data ostatniej aktualizacji: 20.09.2026.
18.1. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z UMS Fusion Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością:
18.2. Jeżeli UMS Fusion wyznaczy inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną udostępnione w Systemie lub w odpowiedniej informacji dotyczącej przetwarzania danych.
19.1. Niniejsza Polityka Prywatności stanowi informację o zasadach przetwarzania danych osobowych związanych z Po Prostu CRM.
19.2. W zakresie danych, których administratorem jest Klient, szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych określa §25 Regulaminu Po Prostu CRM, który stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.
19.3. Zasady dotyczące przechowywania, eksportu, przenoszenia i usuwania danych w ramach Systemu określają również odpowiednie postanowienia Regulaminu Po Prostu CRM, w szczególności §15 i §26.